昨今労働時間の管理徹底が叫ばれていますが、会社としてはどのような対策をとればいいのでしょうか。

会社には使用者として労働者の労働時間を適正に把握する責務があります。この点については、平成29年1月20日に「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」(厚生労働省)が策定されました。その内容は概ね以下とおりです。

1 そもそも会社が把握するべき「労働時間」とは何か? を理解する必要があります。

例えば、従業員が事業所に到着して制服に着替える会社では着替時間は労働時間でしょうか?毎日行うことなので、塵も積もれば山となります。
 判例では労働時間を「使用者の指揮命令下に置かれている時間」としており、使用者の明示的・黙示的な指示により労働者が業務を行う時間は労働時間にあたります。例えば、
①使用者の指示による準備行為や終業後の業務関連行為を行った時間(着用を義務付けられた所定の服装への着替えや事業場内の清掃等)
②使用者の指示があった場合に即時に業務に従事できるよう待機が求められている時間(いわゆる「手待時間」)
③参加義務のある研修や教育訓練の受講に要する時間
などが挙げられます。
 このように、労働時間は労働者の行為が使用者から義務付けられたものであるか否かを客観的に判断することで決まります。労働契約や就業規則などの定めによって決められるものではないということに注意してください。

2 使用者がすべき対策の具体的方法

 次に、使用者が労働者の労働時間を適切に把握するためにすべき対策を紹介します。

(1)労働者の労働日ごとの始業・終業時刻の確認と適正な記録

 使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則的に次のいずれかの方法によらなければなりません。
①使用者が、直接始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること
②タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
 他方、これらの確認・記録を自己申告制により行わざるを得ない場合は、次の措置を講ずることが必要です。
①労働者及び実際に労働時間を管理する者に対し、ガイドラインを踏まえ、労働時間の考え方、自己申告制の具体的内容と適正な運用等について十分説明すること
②自己申告された労働時間と実際の労働時間との間に著しい乖離が生じているときは、労働時間の実態を調査し、所要の労働時間の補正をすること
③自己申告した労働時間を超えて事業場内にいる時間について、その理由等を労働者に報告させ、労働時間に含むべき時間が正しく報告されているか確認すること
④時間外労働時間に上限を設け、上限を超える申告は認めない等、労働者による労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じてはならないこと
⑤労働者の適正な申告を阻害する要因となる事業場の措置がないか、また、労働者等が慣習的に労働時間を過小に申告していないかについて確認すること

(2)賃金台帳の適正な調製

 使用者は、労働基準法第108条及び同法施行規則第54条により、労働者ごとに、労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数といった事項を適正に記録、記入しなくてはなりません。これを怠った場合、同法120条に基づき、30万円以下の罰金に処される可能性もありますので注意してください。

(3)労働時間の記録に関する書類の保存

使用者は、労働者名簿、賃金台帳のみならず、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類(残業命令及びその報告書、労働者自らが労働時間を記録した報告書等が含まれます)について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなくてはなりません。

(4)労働時間管理者の職務

 事業場において労務管理を行う部署の責任者は、労働時間管理の適正化に関する事項を管理し、問題点の把握やその解消を図らなくてはなりません。

(5)労働時間等設定改善委員会等の活用
 使用者は、必要に応じて労使協議組織を活用し、労働時間管理の現状を把握した上、労働時間管理上の問題点の把握やその解消を図ることが望ましいとされています。

以上
2018.6.29
参考:
「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
(厚生労働省)
http://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000149439.pdf

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