当社では、従業員の職務状況、情報セキュリテイ規程の運用を内部監査するため、重要員による就業時間中のPCの操作状況全般について調査したいと考えています。 PCは当社の所有物であり、従業員は就業期間中は職務に専念すべき建前なので、会社側で適宜行ってもよいでしょうか。

無制限に認められるのではなく、監視や調査の必要性があり、相当な範囲の監視・調査であれば認められるというべきです。

解説

従業員による私的なメールや、ネットサーフィンは、従業員のプライバシーにかかわる情報となるので、たとえPCが会社の所有物であったとしても、会社が無制限に監視・調査できるとまでは考えられていません。

東京地方裁判所平成14年2月26日判決は、従業員に対する誹謗中傷メールが会社に届き、当該メールが同会社の別の従業員により会社のメールを使用して送信されたとの疑いがあったことから、会社が誹謗中傷メールを送ったと思われる従業員の電子メールを調査したことについて、調査の必要性及び相当性を認めています。

この裁判例では、特定の従業員が会社の電子メールを使用して、他の従業員の誹謗中傷メールを送ったとの合理的疑いがあり、当該従業員に聞き取り調査をしたが使用の事実を解明することができなかったが、電子メールを調査することで解明が可能であるとして必要性が認められました。

また、会社が所有し管理するファイルサーバー上のデータの調査であり、会社に持ち込まれた私物を保管させるために従業員に貸与されるロッカー等のスペースとは異なり、当該サーバーは業務に何らかの関連を有する情報が保存されていると判断されるから、ファイルの内容を含めて調査の必要が存する以上、その調査が社会的に許容しうる限界を超えて従業員のプライバシー権を侵害するものではないとして相当性も認めました。

このように、必要性と相当性が認められれば、電子メールやネットワークへのアクセス履歴の監視・調査は可能となります。

ただ、この必要性と相当性は争われる可能性がありますので、会社側が事前にとりうる対策としては、就業規則及び社内規定で、就業時間中に業務と関係なく会社の電子メールを使用したり、ネットワークへアクセスしてはならないこと、適宜、会社が監視することがあること、これらの私的使用により業務に支障が出た場合は懲戒処分があることなどを定め,日常的にPCの私的利用を防止するように教育を行うべきです。

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