メルマガ配信をしたいのですが、特定電子メール法について教えてください。

1 はじめに

多くの企業が顧客や問い合わせをした者、名刺交換をした者等にメルマガ等を配信していると思います。
このようなメールの配信を行う場合には特定電子メール法が適用される場合があります。

2 特定電子メール法の概要

特定電子メール法は、広告や宣伝のために送信される迷惑メールやスパムメールを規制する法律です。
特定電子メールとは、広告や宣伝用の電子メールであり、そのような特定電子メールを送信する場合には、特定電子メール法を遵守することが必要です。

特定電子メール法では、オプトイン規制として、事前に特定電子メールの送信について受信者の同意を取得し、またオプトアウト規制として、受信拒否がある場合には送信を中止することが必要です。

また、同意を取得したことを証する記録を保存する義務があります。
加えて、特定電子メールには送信者の氏名・名称、受信拒否の手続き等を表示する義務があります。
以下では、上記についてより具体的に説明します。

3 特定電子メールとは

特定電子メールとは、が「自己又は他人の営業につき広告又は宣伝を行うための手段として送信する電子メール」です。
以下のような電子メールを送信する場合には、特定電子メール法の規制を遵守する必要があります。
例えば、以下のようなものが含まれます。

・電子メールの内容が営業上のサービス・商品等に関する情報を広告又は宣伝しようとするもの
・営業上のサービス・商品等に関する情報を広告又は宣伝しようとするウェブサイトへ誘導することがその送信目的に含まれる電子メール
・SNS(Social Network Service)への招待や懸賞当選の通知、友達からのメールや会員制サイトでの他の会員からの連絡などを装って営業目的のウェブサイトへ誘導しようとする電子メール

他方、以下のようなものは特定電子メールには含まれません。

・取引上の条件を案内する事務連絡や料金請求のお知らせなど取引関係に係る通知であって広告又は宣伝の内容を含まず、広告又は宣伝のウェブサイトへの誘導もしない電子メール
・単なる時候の挨拶であって、広告や宣伝の内容を含まず広告又は宣伝のウェブサイトへの誘導もしない電子メール

4 オプトイン規制(同意の取得)

(1)同意の取得

特定電子メールを送信するためには、①受信者が広告・宣伝メールの送信が行われることを認識した上で、②それについて賛成の意思を表示することが必要です。

(2)同意の取得の方法

同意の取得の方法は、様々なものがありますが、例えば、以下のような方法が考えられます。

・電子メールの登録時に「ショッピング関連情報をご案内する電子メールを受信します」というチェックボックスを用意してそこにチェックをしてもらう。
・利用規約等において「広告宣伝を目的とした電子メールを送信することを同意します。」という規定を定め、それに同意してもらう。

しかし、例えば、以下のような場合には、特定電子メールが送信されることが受信者にとって認識できる状態ではないので、不適切といえます。
・上記のようなチェックボックスを用意しているが、登録を完了するクリックボタンよりも下に配置されていてスクロールしないと気が付かない場所に設置している。
・上記のような利用規約の規定を設けているが、気が付くことが困難な場所に記載されている。
・上記のような利用規約の規定を設けているが、膨大な規約の中に記載されていて注意しないと気が付かないものである。

(3)例外

以下の場合には、例外的に、同意の取得が不要です。

①自ら電子メールアドレスを通知した場合(名刺等)
②取引関係にある者
③自己の電子メールアドレスを公表している団体・営業を営む者

5 同意を証する記録の保存

(1)保存すべき内容

保存すべき内容としては、次のいずれかとされています。

ア)同意を取得している個別の電子メールアドレスに関し同意を取得した際の時期、方法等の状況を示す記録
イ)特定電子メールのあて先とすることができる電子メールアドレスが区別できるようにされている記録に加えて、以下の区分に応じた記録
① 書面を提示、又は交付することにより同意を取得した場合には、当該書面に記載した定型的な事項の記録
② 電子メールの送信をすることにより同意を取得した場合には、当該電子メールの通信文のうち定型的な部分
③ ウェブサイトを通じて通信文を伝達することにより同意を取得した場合には、当該通信文のうち定型的な部分(同意の取得に際して示す当該ウェブサイトの画面構成)

(2)保存期間

保存期間については、当該記録に係る特定電子メールの送信をしないこととなった日から1ヶ月間を経過する日まで保存すべきものとされています。

6 オプトアウト規制

特定電子メールは、受信者が受信拒否をできる手続きを用意しておく必要があります。
また、その手続きについては、特定電子メールに記載する必要があり、かつ、その手続きも簡便なものとする必要があります。

7 表示義務

(1)表示内容

特定電子メールには、以下の内容を表示する必要があります。
・オプトアウトの通知ができる旨の記載
・送信責任者の住所
・苦情や問合せ等を受け付けるための電話番号、電子メールアドレス又はURL

(2)表示場所

表示すべき場所については、次のいずれかです。
・送信責任者の氏名・名称及びオプトアウトの通知を受けるための電子メールアドレス又はURLについては、受信者が容易に認識することができる任意の場所
・送信責任者の住所、苦情等を受け付けるための電話番号等については、リンク先を含む任意の場所
・オプトアウトの通知ができる旨の表示については、オプトアウトの通知を受けるための電子メールアドレス等の前後

8 行政処分・刑事罰

特定電子メール法の違反する場合、措置命令の対象になります。
措置命令に違反した場合や、送信者情報を偽った場合、1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科されます。

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